Les processus manuels créent des risques inutiles en matière de protection des données

De nombreux risques dans le recrutement ne proviennent pas de cyberattaques complexes, mais de pratiques quotidiennes : documents sensibles envoyés en pièce jointe, listes Excel locales, fichiers sur des disques personnels ou impressions conservées inutilement longtemps. Cela est particulièrement critique pour les background checks, car selon les modules choisis, des données personnelles sensibles peuvent être traitées. Une plateforme SaaS spécialisée peut réduire ces risques en regroupant le processus dans un environnement maîtrisé. Cela ne signifie toutefois pas que toute solution cloud est automatiquement conforme à la protection des données. Les entreprises devraient bien comprendre où les données sont stockées, quelles parties y ont accès, quels sous-traitants sont impliqués et comment les données sont supprimées après la fin du screening. La technologie n'est donc pas seulement un choix d'efficacité, mais fait partie de l'architecture de protection des données et de sécurité du processus de recrutement.

Le lieu de traitement des données est important – mais ce n'est pas le seul critère

Pour les entreprises suisses, le lieu de traitement des données constitue un critère de sélection important. Le document source souligne que le stockage des données en Suisse peut réduire les problématiques transfrontalières, sans pour autant garantir à lui seul une conformité complète en matière de protection des données. Sont tout aussi pertinents la structure contractuelle, les sous-traitants utilisés, les éventuels accès support depuis d'autres pays et les mesures techniques de protection. Validato traite et stocke les données de ses services en Suisse, respectivement dans l'UE, et accorde une grande importance à la maîtrise des flux de données. Il reste toutefois important, pour les clients, d'examiner l'ensemble de la chaîne de traitement. Un serveur suisse constitue un élément solide d'une architecture orientée vers la protection des données, mais ne remplace ni une sous-traitance correctement encadrée, ni l'examen de la question de savoir si le background check concret est réellement nécessaire et proportionné pour le poste concerné.

Le Privacy by Design doit être visible au quotidien

La protection des données ne devrait pas apparaître seulement à travers une déclaration de confidentialité à la fin d'un processus. Sur une plateforme de screening, elle doit être intégrée techniquement et organisationnellement. Cela inclut des autorisations basées sur les rôles, afin que les collaborateurs ne voient que les informations dont ils ont besoin pour leur tâche. Sont tout aussi importants le chiffrement lors de la transmission et du stockage, des processus de téléversement sécurisés, une traçabilité des activités du système et des mécanismes de suppression clairement définis. Pour les entreprises internationales en particulier, il devrait en outre être possible de représenter différentes sociétés et responsabilités. Le document source cite les audit trails comme un élément important : les entreprises devraient pouvoir retracer comment un processus a été réalisé, sans diffuser inutilement des données sensibles. Le Privacy by Design signifie donc avant tout traduire les principes de protection des données en fonctionnalités et règles de processus concrètes.

Le contrat avec le prestataire fait aussi partie de l'évaluation de la plateforme

Avec une solution SaaS pour les background checks, l'entreprise mandante reste responsable de la conception licite de son processus de screening. Le fournisseur de la plateforme traite les données dans le cadre convenu. C'est pourquoi la réglementation contractuelle de la sous-traitance constitue une part essentielle de l'évaluation du prestataire. Elle devrait notamment préciser comment les données sont traitées, quelles mesures de sécurité s'appliquent, comment les sous-traitants sont impliqués et ce qui se passe en cas d'incident de sécurité ou après la fin du contrat. En présence de sous-traitants internationaux, des vérifications supplémentaires en matière de protection des données peuvent s'avérer nécessaires. Les entreprises ne devraient pas clarifier ces questions seulement a posteriori dans le processus d'achat, mais déjà les prendre en compte lors du choix d'une plateforme. Une bonne solution technique et une structure juridique et organisationnelle rigoureuse doivent aller de pair.

Validato allie technologie de screening et sécurité de l'information

Validato a développé sa plateforme spécifiquement pour les background checks numériques et le Human Risk Management. Le processus comprend notamment la vérification d'identité numérique et le recueil du consentement, des accès basés sur les rôles, des forfaits de screening structurés et un reporting standardisé. Le système de management de la sécurité de l'information de Validato est certifié selon la norme ISO/IEC 27001:2022. Les données sont traitées et stockées en Suisse, respectivement dans l'UE, et supprimées conformément aux règles de conservation définies. Le client conserve néanmoins la maîtrise du périmètre de contrôle : la plateforme ne remplace pas la décision de savoir quels contrôles sont pertinents et proportionnés pour un poste donné. Elle fournit plutôt la base technique permettant de mettre en œuvre cette décision de manière sûre, cohérente et traçable.

Orienter votre plateforme de screening vers la protection des données

Vous souhaitez digitaliser vos background checks sans disperser les données sensibles des candidats entre e-mails et fichiers locaux ? Validato propose une plateforme de screening certifiée ISO 27001, avec traitement des données en Suisse, respectivement dans l'UE.