Le modèle tarifaire devrait correspondre au besoin réel

Les entreprises ont des besoins très différents lorsqu'il s'agit d'acheter des background checks. Un groupe international procédant à plusieurs milliers d'embauches par an a besoin de conditions et d'intégrations différentes d'une PME suisse qui contrôle dix postes clés par année. Malgré cela, les prestations de screening sont souvent proposées dans des modèles contractuels standardisés. Le document source distingue en particulier entre une facturation transactionnelle par contrôle et des modèles avec frais de base, abonnements ou volumes minimums. La question centrale ne devrait pas être de savoir quel modèle promet, à première vue, le prix unitaire le plus bas, mais quel est le coût total généré par une utilisation réaliste. Un contrat de volume apparemment avantageux peut s'avérer coûteux si une grande partie du contingent convenu n'est pas utilisée. À l'inverse, des volumes de screening élevés peuvent tout à fait justifier des paliers tarifaires individualisés et des conditions entreprise.

Le pay-per-check offre de la flexibilité

Dans un modèle transactionnel, les coûts n'apparaissent que lorsqu'un screening est effectivement déclenché. Cela intéresse particulièrement les entreprises dont le volume d'embauches fluctue ou qui recourent aux background checks de manière ciblée pour certaines fonctions à risque. Les entreprises saisonnières, les PME spécialisées ou les sociétés qui ne recrutent que quelques spécialistes ou cadres internationaux n'ont ainsi pas à supporter de frais récurrents pour des capacités inutilisées. Parallèlement, les coûts de screening peuvent être directement imputés à une embauche ou à un centre de coûts précis. Cette flexibilité est également pertinente pour une approche basée sur le risque : une entreprise n'a pas besoin, pour des raisons économiques, de consommer le plus grand nombre possible de forfaits identiques, mais peut choisir, poste par poste, les modules réellement nécessaires. Le pay-per-check favorise ainsi tant la transparence des coûts qu'un screening proportionné.

Ne pas se limiter au prix par contrôle

Le coût réel d'un background check ne se limite pas forcément au prix du forfait annoncé. Selon le pays et le type de contrôle, des frais externes peuvent s'ajouter, par exemple lorsqu'une université, une autorité ou une autre institution facture elle-même une vérification. Le document source désigne ces coûts sous le terme de pass-through fees. Les entreprises devraient donc clarifier, avant la conclusion du contrat, quelles prestations sont incluses dans le prix et quels coûts externes peuvent être répercutés en sus. Sont également pertinents les frais de mise en place, les frais annuels, les volumes minimums d'achat, les coûts liés à des utilisateurs supplémentaires ou à des intégrations techniques. Chez les prestataires internationaux, la devise de facturation peut en outre jouer un rôle. Une comparaison transparente des coûts ne se limite donc pas au prix affiché d'un contrôle isolé, mais tient compte du coût total de possession (total cost of ownership) de l'ensemble du processus de screening.

Des volumes élevés nécessitent malgré tout des conditions individualisées

Un modèle pay-per-check flexible n'exclut pas les rabais de volume. À mesure que le volume de screening augmente, les besoins évoluent : les entreprises peuvent avoir besoin d'une gouvernance centralisée, de plusieurs sociétés, de SSO, d'intégrations ATS ou API, ainsi que de niveaux de service définis. Dans de tels cas, des conditions entreprise individualisées sont judicieuses. Contrairement à une logique d'abonnement rigide, la structure tarifaire devrait toutefois continuer à correspondre au besoin réel. Le document source mentionne un ordre de grandeur à partir duquel des négociations de volume peuvent particulièrement se justifier ; il n'est cependant pas possible d'en déduire un seuil universel valable pour chaque entreprise. Ce qui compte, c'est l'ampleur et la complexité des contrôles, la couverture géographique, les besoins d'intégration et le volume de processus. Un prestataire professionnel devrait donc pouvoir servir de manière économiquement pertinente aussi bien de petits clients transactionnels que de grandes entreprises internationales.

Validato mise sur l'usage plutôt que sur des frais de base

Validato adopte délibérément un modèle tarifaire flexible. Les entreprises peuvent utiliser les background checks sans supporter de frais de mise en place, de frais annuels ou un nombre minimum imposé de screenings. Seuls les contrôles réellement choisis sont facturés ; pour des volumes plus importants et des configurations internationales, des conditions entreprise individualisées sont possibles. De même, la présence de plusieurs utilisateurs au sein d'une entreprise cliente ne doit pas devenir un facteur de coût supplémentaire du fait d'une logique de licences. Ce modèle convient donc aussi bien aux entreprises qui souhaitent d'abord screener quelques postes clés qu'aux organisations qui intègrent ultérieurement les background checks plus largement dans leurs processus RH. Ce qui compte, à nos yeux, c'est que le modèle tarifaire permette un screening basé sur le risque et n'amène pas les entreprises, pour des raisons contractuelles, à contrôler soit trop, soit trop peu.

Démarrer les background checks sans coûts de base fixes

Vous souhaitez savoir quels modules de screening et quel volume conviennent à votre entreprise ? Validato propose des background checks modulaires, sans frais de mise en place, sans frais annuels ni nombre minimum de screenings.