Vertrauen ist gut, Verifizierung ist geschäftskritisch

In der global vernetzten Arbeitswelt ähnelt der Lebenslauf (CV) oft einer Marketingbroschüre des Bewerbers. Fehlangaben sind keine Seltenheit – von geschönten Jobtiteln bis hin zu nicht belegbaren oder gar gefälschten Abschlüssen. Für Unternehmen kann das zu Reputationsschäden, finanziellen Verlusten und teuren Fehlbesetzungen führen.

Hintergrundüberprüfungen (auch Integritätsprüfungen, Background Checks oder Pre-Employment Screenings genannt) sind in der Schweiz längst kein Nischenthema mehr, das nur wenige Branchen wie beispielsweise die Finanzbranche betrifft. Sie sind ein essenzielles Instrument des Risikomanagements eines Unternehmens. Zu beachten ist jedoch, dass was in anderen Ländern möglich oder üblich ist, in der Schweiz unter Umständen nicht zulässig ist und anderen Regeln unterliegt. Auch hat die Schweiz ein paar Spezialitäten in Bezug auf Integritätsprüfungen, die es in anderen Ländern so nicht gibt (und natürlich umgekehrt). In einem Schweizer Kontext sind daher auch die entsprechenden rechtlichen Vorgaben zu beachten. Sei es, dass diese Background Checks vorschreiben (z. B. bei kritischer Infrastruktur), sei es, dass das Arbeits- und Datenschutzrecht den Prüfumfang limitieren können.

Dieser Guide ist Ihr zentrales Nachschlagewerk. Wir zeigen Ihnen die rechtlichen Rahmenbedingungen auf, erklären die effektivsten Prüfmethoden von St. Gallen bis Genf und zeigen Ihnen, wie Sie einen standardisierten Screening-Prozess implementieren können.

1. Das Fundament: Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz

Bevor Sie einen Kandidaten einer Prüfung unterziehen, müssen Sie die gesetzlichen Rahmenbedingungen kennen. Die Schweiz orientiert sich dabei am Grundsatz der Verhältnismässigkeit. Was in anderen Ländern ohne Weiteres möglich ist (z. B. Alkohol- und Drogentests bei sämtlichen Mitarbeitern), ist in der Schweiz daher unter Umständen nicht oder nur in spezifischen Fällen gestattet (z.B. Alkohol- und Drogentests bei Piloten).

Was sagt das Gesetz?

Die Grundlage bildet Art. 328b Obligationenrecht (OR). Demnach darf der Arbeitgeber Daten über den Arbeitnehmer nur bearbeiten, wenn sie dessen Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind. Hiervon darf in keinem Fall zum Nachteil der Angestellten abgewichen werden, selbst wenn diese einwilligen (Art. 362 OR).

Das revidierte Datenschutzgesetz (DSG; in Kraft seit dem 1. September 2023) verschärft zusätzlich die Anforderungen an Transparenz, Zweckbindung und Datensicherheit. Praxisregel: Kandidaten sind vorab klar zu informieren (über Zweck, Umfang, Quellen und Speicherdauer). Eine Einwilligung ist oft sinnvoll, ersetzt aber nicht die Verhältnismässigkeit. Öffentlich zugängliche, berufsbezogene Informationen (z. B. LinkedIn) sind nicht automatisch tabu, sie müssen jedoch rollenbezogen, dokumentiert und diskriminierungsarm ausgewertet werden. Verdeckte Ermittlungen im privaten Umfeld sind nur in engsten Ausnahmefällen denkbar und im Recruiting regelmässig unverhältnismässig.

Experten-Tipp: Die Einwilligung des Kandidaten ist zwar wichtig, "heilt" aber nicht alles. Auch mit Unterschrift dürfen Sie keine Daten erheben und prüfen, die für den Job irrelevant sind.

Lesen Sie hier den Deep Dive zu Rechtliche Rahmenbedingungen für Pre-Employment Screening in der Schweiz

2. Die zentralen Prüfpunkte eines Background Checks

Ein professioneller Background Check ist modular aufgebaut. Je nach Seniorität und Risikoprofil der Stelle (z. B. Kassierer vs. CFO) kommen unterschiedliche Prüfbausteine zum Einsatz.

2.1 Identitätsprüfung

Ausgangspunkt eines Background Checks bildet immer die Identitätsprüfung. Hier reicht eine Sichtung des Passes oder der Identitätskarte nicht aus. Es ist zu dokumentieren, dass die Person auf dem Ausweisdokument mit dem Kandidaten übereinstimmt und auch das Dokument selbst muss geprüft werden. Der Prozess ist vergleichbar mit dem Identifikationsprüfung bei der Eröffnung eines Bankkontos. 

2.2 Strafrechtliche Überprüfungen: Mehr als nur ein Auszug

Der Strafregisterauszug ist der Klassiker. Doch Vorsicht: In der Schweiz gibt es Unterschiede.

1. Privatauszug: Ist der übliche Strafregisterauszug für Privatpersonen. Er zeigt bestimmte rechtskräftige Verurteilungen (Verbrechen/Vergehen) für eine befristete Dauer.
2. Sonderprivatauszug: Er ist relevant für Tätigkeiten mit Minderjährigen oder schutzbedürftigen Personen. Er enthält nur Urteile mit Berufs-, Tätigkeits-, Kontakt- oder Rayonverboten, die zum Schutz dieser Personengruppen ausgesprochen wurden.
3. VOSTRA: Ist das elektronische Schweizerische Strafregistersystem, in dem alle relevanten strafrechtlichen Entscheide für Behördenzwecke geführt werden. Nur für Behörden zugänglich, wobei im Kontext von behördlichen Sicherheitsüberprüfungen (z.B. am Flughafen) wichtig zu kennen.

Unter Beachtung des Verhältnismässigkeitsprinzips kann je nach Funktion und Risikoprofil regelmässig ein Privatauszug eingeholt werden. Zu beachten ist jedoch, dass der Privatauszug nur einen begrenzten Zeitraum abbildet und keine Informationen zu laufenden Verfahren (z. B. hängige Strafuntersuchungen) oder administrativen Verfahren enthält. Im Rahmen eines Background Checks kann es deshalb sinnvoll sein, diese Punkte ergänzend und transparent im Gespräch bzw. mittels Selbstauskunft abzufragen.

Bei Kandidaten, die aus dem Ausland zuziehen oder in den letzten drei bis zehn Jahren überwiegend im Ausland gelebt haben, kann zudem die Einholung entsprechender ausländischer Strafregisterauszüge angezeigt sein. Lesen Sie mehr hier: Strafregisterauszug vs. Sonderprivatauszug

2.3 Finanzielle Integrität: Bonität und Betreibungen

Gerade im Finanzsektor sowie bei Funktionen mit Zugriff auf besonders schützenswerte Daten oder mit Budget- bzw. Zeichnungsbefugnissen kann die finanzielle Integrität eines Kandidaten ein relevanter Risikofaktor sein, etwa im Hinblick auf Bestechlichkeit, Interessenkonflikte oder Betrug.

Zur Prüfung werden in der Regel Betreibungsregisterauszüge vom aktuellen Wohnsitz und gegebenenfalls von früheren Wohnsitzen des Kandidaten für die letzten zwei, drei oder fünf Jahre eingeholt. 

Je nach Risikoprofil der Position kann ergänzend eine weitergehende Bonitätsprüfung in Betracht kommen, um das Gesamtbild der finanziellen Integrität zu vervollständigen. Bonitätsprüfung & Betreibungsauskunft im Bewerbungsprozess

2.4 Referenzen und CV-Verifizierung

"Papier ist geduldig": Ein Diplom lässt sich in wenigen Minuten erstellen oder manipulieren. Verlässliche Sicherheit bietet deshalb nur die Verifizierung von Bildungsabschlüssen direkt bei der ausstellenden Institution, beispielsweise durch eine Bestätigung von Abschluss, Datum und Abschlussart oder durch Überprüfung mittels Blockchain-Technologie, sofern die Bildungseinrichtung dies implementiert hat.

Ebenso zentral ist die Referenzauskunft. In der Schweiz sind Arbeitszeugnisse aufgrund gesetzlicher Vorgaben häufig zurückhaltend und wohlwollend formuliert, weshalb sie nur begrenzt aussagekräftig sind. Ein telefonisches Referenzgespräch liefert dagegen ein wesentlich klareres Bild und ermöglicht die Bestätigung der gemachten Angaben. Immerhin muss der Kandidat einer entsprechenden Kontaktaufnahme zuvor ausdrücklich zugestimmt haben. 

Referenzprüfung & Arbeitszeugnisse in der Schweiz richtig interpretieren

3. High-Risk Positionen: Weitergehende Background Checks

Bei sogenannten High-Risk-Positionen, zu denen regelmässig Personen der Geschäftsleitung, Schlüsselpositionen eines Unternehmens sowie Personen mit weitreichenden Befugnissen in Bezug auf Finanzen oder IT-Zugängen zählen, reichen die Standard-Checks aus der Perspektive des Risikomanagements regelmässig nicht aus. Hier sind oftmals weitergehende Überprüfungen erforderlich, die auch als Enhanced Due Diligence bezeichnet werden.

Hierbei können folgende Aspekte ergänzend geprüft werden:

1. Interessenkonflikt: In welchen anderen Firmen ist die Person involviert? Gibt es familiäre Interessenkonflikte?
2. Sanktionslisten/PEP: In regulierten Branchen (z. B. Finanzintermediäre) kann ein Abgleich gegen Sanktionslisten und PEP-Indikatoren compliance-relevant sein. Wichtig: Trefferqualität, Namensgleichheit und manuelle Verifikation (False Positives) sind Standardthemen. Die Abklärung muss dokumentiert und fair behandelt werden.
3. Litigation Checks: War die Person in der Vergangenheit in Rechtsstreitigkeiten verwickelt?
4. Reputationsanalyse: Gibt es negative oder kritische Berichterstattung über die Person in den Medien?

Lesen Sie hier mehr zum Thema: Background Checks für Führungskräfte (C-Level) & PEPs

4. Die Grauzone: Social Media & Digital Footprint

Das unstrukturierte "Googeln“ von Kandidaten ist riskant und bedarf einer differenzierten Betrachtung. So ist eine Online-Recherche (OSINT) für gewisse Jobs durchaus zulässig. Typischerweise dürfen berufsbezogene, öffentlich zugängliche Profile (z.B. LinkedIn, Xing) immer geprüft werden, um Angaben im Lebenslauf zu plausibilisieren. Bei privaten Profilen (z.B. Instagram/Facebook) sind die rechtlichen Parameter enger und eine Überprüfung ist nicht für alle Rollen zulässig. Vor diesem Hintergrund sollte bei fehlender Relevanz und klarer Dokumentation darauf verzichtet werden. Wenn öffentliche Aussagen unmittelbar arbeitsbezogene Risiken auslösen (z. B. Hassrede einer exponierten Person des Unternehmens), ist eine sorgfältige Verhältnismässigkeitsabwägung erforderlich. Deep Dive: Social Media Screening & Digital Footprint

5. Make or Buy: Auslagerung an spezialisierte Provider

Sollte ein Unternehmen das Screening selbst machen oder auslagern? Professionelle Anbieter (Screening Provider) haben Zugriff auf globale Datenbanken, beherrschen die Sprachen für internationale Bildungsabgleiche, haben standardisierte Prozesse, geschultes Personal und garantieren DSG-Konformität. Je nach Anbieter dürften eine externe Screening Lösung regelmässig schneller, effektiver und günstiger sein als eine interne Lösung.

Bei der Auswahl eines Providers in der Schweiz sollten Sie auf folgende 3 Kriterien achten:

1. Serverstandort: Idealerweise Schweiz oder EU (Angemessenheitsbeschluss).
2. ISO 27001 Zertifizierung: Gewährleistet Informationssicherheit.
3. Prozesse: Wie wird die Identität des Kandidaten überprüft (ID-Verification)?

Lesen Sie hier mehr zum Thema: Auslagerung von Screenings: Auswahl eines Background-Check-Providers in der Schweiz

Fazit: Sicherheit durch Prozess, nicht durch Zufall

Background Checks sind keine Misstrauenserklärung an einen Kandidaten, sondern ein Qualitätsmerkmal Ihres Einstellungsprozesses. Sie schützen Ihr Unternehmen, Ihre Mitarbeiter und Ihre Kunden. In der Schweiz sind für ein rechtskonformes Screening die gesetzlichen Rahmen zu beachten. Dies ist keine Raketenwissenschaft, doch auch nicht trivial. Wer sich an Art. 328b OR und das DSG hält und transparent kommuniziert, gewinnt doppelt: Sicherheit und hochqualifiziertes Personal, das wirklich hält, was es verspricht.

Starten Sie jetzt mit der Vertiefung: Beginnen Sie mit dem rechtlichen Fundament, um Ihren Prozess "Audit-sicher" zu machen: Rechtliche Rahmenbedingungen für Pre-Employment Screening in der Schweiz