"Papier ist geduldig" – dieses alte Sprichwort bewahrheitet sich nirgendwo so klar wie im Recruiting. Lebensläufe sind Marketingdokumente in eigener Sache, und nicht selten werden sie geschönt, Lücken kaschiert oder Verantwortlichkeiten aufgebläht. Die Überprüfung von Referenzen und die Analyse von Arbeitszeugnissen sind daher einer der effektivsten Hebel, um "CV Betrug" (CV Fraud) aufzudecken und ein realistisches Bild eines Kandidaten zu erhalten.

Gerade in der Schweiz sind die rechtlichen Parameter für das Arbeitszeugnisse erklärungsbedürftig. Recruiter und Background-Check-Spezialisten müssen die rechtlichen Rahmenbedingungen kennen, welche bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen zu beachten sind, damit sie diese auch richtig interpretieren und einordnen können.

Das Arbeitszeugnis: Das Spannungsfeld zwischen Wohlwollen und Wahrheit

In der Schweiz bewegt sich jedes Arbeitszeugnis in einem juristischen Spannungsfeld. Es gilt der Grundsatz: Ein Zeugnis muss wohlwollend formuliert sein, um das weitere wirtschaftliche Fortkommen des Arbeitnehmers nicht ungerechtfertigt zu erschweren. Gleichzeitig unterliegt es aber der Wahrheitspflicht.

Dieses Spannungsfeld führt dazu, dass negative Leistungsbeurteilungen oder Verhaltensauffälligkeiten selten offen ausgesprochen werden. Stattdessen werden sie in positiv klingende Floskeln verpackt. Wer nur oberflächlich liest, übersieht die Warnsignale. Zudem kann der Arbeitgeber auch lediglich eine Arbeitsbestätigung verlangen, die keine Beurteilungen über den Mitarbeiter enthält. Wenngleich Arbeitsbestätigungen bei kürzeren Anstellungen durchaus üblich sind, kann eine Arbeitsbestätigung bei einem längeren Arbeitsverhältnis, das innerhalb eines Monats endete, auf eine fristlose Entlassung hindeuten.

Codierte Sprache entschlüsseln: "HR-Latein" für Fortgeschrittene

Obwohl "Geheimcodes" in Zeugnissen rechtlich eigentlich unzulässig sind, hat sich über Jahrzehnte eine codierte Sprache ("HR-Latein") etabliert, um Kritik oder Vorbehalte zu äussern. Hier einige klassische Beispiele für die Diskrepanz zwischen Text und Bedeutung:

1. "Er bemühte sich..." Klingt nach Einsatz, bedeutet im Klartext jedoch: Er hatte keinen Erfolg. Der Wille war da, das Resultat nicht.
2. "Sie war bei Kollegen sehr beliebt und gesellig..." Dies deutet oft darauf hin, dass die Person den "Kaffeeklatsch" der Arbeit vorzog, Kollegen von der Arbeit abhielt oder im schlimmsten Fall Alkoholprobleme hatte.
3. Die Zufriedenheits-Skala: Die Formulierung "zu unserer vollen Zufriedenheit" klingt für Laien hervorragend. In der Zeugnissprache entspricht dies jedoch oft nur einer Schulnote 4 bis 5 (Gut). Erst die Steigerung "stets zu unserer vollsten Zufriedenheit" signalisiert eine wirkliche Top-Leistung (Note 6 / Sehr gut).

Das Fehlen bestimmter Standardformulierungen (z.B. der Dank für die Zusammenarbeit oder das Bedauern über den Austritt) ist oft lauter als das, was tatsächlich geschrieben steht.

Die mündliche Referenzauskunft: Der Realitäts-Check

Schriftliche Zeugnisse sind oft standardisiert oder das Ergebnis eines juristischen Vergleichs. Wesentlich wertvoller für die Validierung eines Kandidaten ist daher das direkte Gespräch mit ehemaligen Vorgesetzten. In einem Telefonat lassen sich Tonfall, Zögern und Begeisterung heraushören – Nuancen, die kein Papier transportieren kann.

Dabei gilt jedoch eine eiserne, rechtliche Grenze.

Die goldene Regel: Niemals ohne Einwilligung

Sie dürfen niemals eigenmächtig und ohne Wissen des Bewerbers bei früheren Arbeitgebern anrufen. Dies wäre eine schwere Verletzung der Persönlichkeitsrechte und des Datenschutzes. Der Kandidat muss Ihnen die Kontaktperson nennen und sein Einverständnis geben. Ein unautorisierter "Backdoor Reference Check" kann das Vertrauensverhältnis zerstören und rechtliche Folgen haben.

Was darf gefragt werden?

Wenn die Erlaubnis vorliegt, müssen sich die Fragen strikt auf den beruflichen Kontext beziehen:

1. Leistung und Verhalten: Wie hat sich die Person im Team integriert? Wurden Ziele erreicht?
2. Tabus: Fragen nach Krankheiten, Familienplanung, politischer Gesinnung oder privatem Lebensstil sind nicht erlaubt.

Die Referenzauskunft sollte dazu genutzt werden, um Ungereimtheiten im Lebenslauf zu klären. Hier geht es beispielsweise um Lücken im Lebenslauf ("Employment Gaps") zu erklären oder zu prüfen, ob der angegebene Jobtitel auch den tatsächlichen Verantwortlichkeiten entsprach.

Fazit

Ein Arbeitszeugnis ist nur ein Puzzleteil. Erst die Kombination aus textlicher Analyse (Decodierung) und mündlicher Referenzprüfung kann ein klareres Bild vermitteln. Wenn Sie Ihren gesamten Prozess der Hintergrundüberprüfung auf ein sicheres Fundament stellen wollen, empfehlen wir Ihnen unseren grossen Guide für Pre-Employment Screenings.