Darf ein Unternehmen im Bewerbungsprozess im Hintergrund prüfen, ohne dass der Bewerber es mitbekommt? Muss vorher gefragt werden und kann man bei einem Background Check durchfallen? Drei Fragen, die im Recruiting-Alltag selten offen besprochen werden, aber rechtlich klar geregelt sind.

Heimliche Background Checks sind nicht zulässig

Grundsätzlich darf ein Unternehmen im Bewerbungsprozess nicht einfach im Hintergrund alles zusammentragen, was irgendwo auffindbar ist. In Deutschland gilt: Ein Background Check ist immer eine Verarbeitung personenbezogener Daten. Dafür braucht der Arbeitgeber eine Rechtsgrundlage, und die Prüfung muss für die konkrete Stelle erforderlich und verhältnismässig sein. Das ergibt sich

vor allem aus DSGVO und Beschäftigtendatenschutz, also insbesondere § 26 BDSG beziehungsweise Art. 6 DSGVO.

In der Schweiz greifen das revidierte Datenschutzgesetz (nDSG) und Art. 328b OR, die Stossrichtung ist dieselbe: nur das, was für das konkrete Arbeitsverhältnis nötig ist. In Österreich gelten DSGVO und das Datenschutzgesetz (DSG), ergänzt durch arbeitsrechtliche Vorgaben.

Verhältnismässigkeit: Es gibt nicht den einen Background Check

Was bedeutet das praktisch? Es gibt nicht den einen Background Check, der für jede Position erlaubt ist. Eine Sanktionslisten-Prüfung bei einer Treasury-Funktion in einer Bank ist verhältnismässig. Dieselbe Prüfung bei einer Hilfskraft in der Lagerlogistik ist es nicht. Wir bei Validato konfigurieren genau aus diesem Grund pro Stelle individuell, wir haben 18 Module, von denen für eine konkrete Position vielleicht vier oder fünf zusammengestellt werden, nie das volle Paket „auf Verdacht". Alles andere wäre rechtlich angreifbar und ist in einem späteren Streitfall vor dem Arbeitsgericht auch genau das.

„Eine Sanktionslisten-Prüfung bei einer Treasury-Funktion ist verhältnismässig. Dieselbe Prüfung bei einer Lagerhilfskraft ist es nicht."

Transparenz und Einwilligung sind Pflicht

Heimlich darf eine Prüfung in der seriösen Praxis nicht ablaufen. Bewerber müssen transparent informiert werden, welche Datenkategorien geprüft werden, von welchem Anbieter, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage. In der Regel unterschreibt der Bewerber eine separate Einwilligung beziehungsweise Datenschutzhinweise, bevor die Prüfung startet. Und Einwilligung heisst informierte, freiwillige Einwilligung und nicht ein Häkchen im Bewerbungsportal, das gar nicht bewusst wahrgenommen wird. Wer dem Bewerber ein Pauschal- OK abnimmt, das alles abdeckt, arbeitet rechtlich auf dünnem Eis.

Was geprüft werden darf und was nicht

Typisch und in der Regel zulässig bei nachgewiesener Erforderlichkeit für die Stelle:

  1. Identitätsprüfung
  2. Lebenslauf-Konsistenz und Beschäftigungsverifikation
  3. Ausbildungs- und Diplomverifizierung
  4. Berufserfahrung und Referenzen
  5. Bonitätsprüfung (positionsabhängig)
  6. Sanktionslisten-Screening
  7. Strafregisterauszug (positionsabhängig)
  8. Prüfung politischer Exponiertheit (PEP-Screening, positionsabhängig)

Was nicht ohne Weiteres geprüft werden darf sind besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO:

  1. Religion und Weltanschauung
  2. Politische Einstellung
  3. Gesundheitsdaten
  4. Sexuelle Orientierung
  5. Gewerkschaftszugehörigkeit

Für diese Kategorien gelten deutlich engere Voraussetzungen und eine Prüfung ist nur in eng umrissenen Ausnahmefällen zulässig und muss besonders begründet werden.

Kann man bei einem Background Check durchfallen?

Ja, das kann passieren und das ist auch der ganze Zweck. Aber wichtig: Ein Background Check liefert keine Ampel grün oder rot. Er liefert Fakten etwa eine Diskrepanz zwischen behauptetem und tatsächlich verliehenem Abschluss, eine ungeklärte Lücke im Lebenslauf, ein Treffer auf einer Sanktionsliste. Was der Arbeitgeber daraus macht, ist seine Entscheidung.

Bewerber haben dabei Auskunfts- und Widerspruchsrechte: Sie können den Bericht einsehen, Fehler korrigieren lassen, in vielen Fällen auch Stellung nehmen, bevor eine ablehnende Entscheidung fällt. In der Praxis ist genau das wichtig, denn etwa 15 bis 20 Prozent aller Findings sind keine Betrugsfälle, sondern Missverständnisse, Datenfehler bei Behörden oder Verwechslungen, die sich aufklären lassen.

Bewerberrechte im Überblick:

  1. Recht auf transparente Information vor Beginn der Prüfung
  2. Recht auf informierte, freiwillige Einwilligung
  3. Recht auf Einsicht in den fertigen Bericht
  4. Recht auf Korrektur fehlerhafter Daten
  5. Recht auf Stellungnahme vor einer ablehnenden Entscheidung
  6. Recht auf Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsicht

Praxis-Tipp für Bewerber

Wer seriös ist und sauber kommuniziert, hat bei einem Background Check nichts zu befürchten. Lücken erklären, Abschlüsse belegen, bei Auslandsstationen die Referenzen verfügbar halten. Und wenn ein Arbeitgeber einen Background Check ankündigt, bei dem das Gefühl entsteht, das gehe zu weit für die Stelle: konkret nachfragen, welche Module aus welchem Grund geprüft werden. Ein professioneller Arbeitgeber hat darauf eine klare Antwort.

Praxis-Tipp für Arbeitgeber

Das grösste Risiko bei der Hintergrundprüfung ist nicht die Prüfung selbst, sondern die unklare Konfiguration. Pauschale „Vollchecks" sind in der Regel weder erforderlich, wirtschaftlich noch verhältnismässig und schaffen rechtliche Angriffsflächen vor dem Arbeitsgericht, vor der Datenschutzaufsicht und reputativ gegenüber Bewerbern. Sinnvoll ist eine stellenbezogene Modulkonfiguration mit dokumentierter Begründung, transparenter Bewerberinformation und sauberem Einwilligungsprozess.