Die FINMA verlangt von Banken, Versicherungen und Vermögensverwaltern eine „Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit“ bei Personen in Schlüsselpositionen. Das bedeutet einen Fit and Proper Test aus fachlicher Eignung und persönlicher Integrität, ergänzt durch ein GwG-Screening gegen Sanktions- und PEP-Listen und zwar unabhängig davon, ob die Person am Hauptsitz in Zürich sitzt oder eine ausgelagerte Funktion im Ausland ausübt.


Im Schweizer Finanzsektor ist Vertrauen keine Floskel, sondern eine harte, von der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht (FINMA) überwachte Währung.

Banken, Versicherungen und Vermögensverwalter unterliegen bei der Personalauswahl strengsten regulatorischen Anforderungen; eine laxe Einstellungspolitik kann im Extremfall zum Entzug der Bewilligung führen. Das betrifft nicht nur Neueinstellungen am Hauptsitz, sondern zunehmend auch Rollen, die an Standorte in CEE oder Übersee ausgelagert werden.


Die Kernanforderung: „Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit“

Das Bankengesetz und diverse FINMA-Rundschreiben fordern, dass Personen, die mit der Verwaltung oder Geschäftsführung betraut sind, einen guten Ruf geniessen und Gewähr für eine einwandfreie Geschäftstätigkeit bieten. Für das HR-Screening bedeutet das eine 360-Grad-Durchleuchtung der Integrität: finanzielle Integrität (liegen Pfändungen oder Verlustscheine vor?), rechtliche Integrität (gibt es strafrechtliche Verurteilungen und laufende Verfahren?) und berufliche Integrität (gab es Aufsichtsverfahren oder Berufsverbote in der Vergangenheit?).


Der Fit and Proper Test: Fitness und Propriety

Für Verwaltungsrätinnen und -räte, Geschäftsleitungsmitglieder und zunehmend auch für Key Risk Takers ist der Fit and Proper Test obligatorisch. Er besteht aus zwei Säulen: Fitness (fachliche Qualifikation, Erfahrung, Ausbildung) und Propriety (Integrität, Leumund, finanzielle Solidität, Reputation). HR muss dafür Dokumente sammeln, die weit über den normalen CV hinausgehen, lückenlos erklärte Lebensläufe und Referenzen, die explizit auf Compliance-relevante Themen eingehen.


GwG und Listenabgleich: Sanktionen, PEP und False Positives

Mitarbeitende im Finanzsektor sind die erste Verteidigungslinie gegen Geldwäscherei und dürfen selbst kein Sicherheitsrisiko darstellen. Das Geldwäschereigesetz (GwG) verlangt deshalb einen Abgleich gegen internationale Sanktions- und Terrorlisten (SECO, EU, OFAC) sowie eine Prüfung, ob die Person als politisch exponierte Person (PEP) gilt, was das Korruptionsrisiko erhöht und erweiterte Sorgfalt erfordert. Entscheidend ist dabei die Trefferqualität: Namensgleichheiten führen häufig zu False Positives, die eine manuelle Verifikation und eine faire, dokumentierte Behandlung erfordern.


Der Strafregisterauszug im Finanzsektor: Grenzen des Privatauszugs

Kein Screening im Finanzsektor kommt ohne Strafregisterauszug aus. Der Privatauszug zeigt aber nicht alles: Für bestimmte Schlüsselpositionen kann der Zugang zu weitergehenden Informationen relevant sein, sofern dafür eine gesetzliche Grundlage besteht. Welche Einträge für welche Position tatsächlich aussagekräftig sind, hängt, wie bei jedem Background Check, vom konkreten Rollenrisiko ab, nicht von einer pauschalen Checkliste.


Wenn Rollen ins Ausland ausgelagert werden: der Extended Enterprise Risk

Das FINMA-Rundschreiben zum Outsourcing hält fest, dass das Schweizer Institut auch bei ausgelagerten IT- oder Backoffice-Funktionen für die Integrität der eingesetzten Mitarbeitenden verantwortlich bleibt, unabhängig davon, ob diese in Zürich oder in Warschau sitzen. Diesen sogenannten „Extended Enterprise Risk“, also das Risiko, das über die eigenen Landesgrenzen und die eigene Belegschaft hinausreicht, unterschätzen viele Finanzinstitute.

Wer beispielsweise IT-Administratoren mit Zugriff auf Schweizer Kundendaten nach CEE oder Indien auslagert, muss auditierbar nachweisen können, dass diese Personen nach vergleichbaren Standards gescreent wurden wie in der Schweiz, inklusive Sanktionslisten- und PEP-Abgleich. Das setzt voraus, dass die Datenübermittlung ins jeweilige Zielland selbst nach Art. 16 nDSG korrekt abgesichert ist und dass ein zentrales Screening-Management die Standards über alle Standorte hinweg durchsetzt, statt jeder Landesgesellschaft die Ausgestaltung selbst zu überlassen.


Fazit: Audit-Sicherheit herstellen

Ein FINMA-konformes Screening muss dokumentiert sein. Im Auditfall müssen Sie nachweisen können, wann Sie wen mit welchem Ergebnis geprüft haben, unabhängig davon, ob die Person am Hauptsitz oder bei einem ausgelagerten Dienstleister im Ausland angestellt ist. Automatisierte Screening-Plattformen mit zentraler Governance sind hier manuellen, lokal fragmentierten Prozessen deutlich überlegen.