Manuelle Prozesse schaffen unnötige Datenschutzrisiken

Viele Risiken im Recruiting entstehen nicht durch komplexe Cyberangriffe, sondern durch alltägliche Arbeitsweisen: sensible Dokumente als E-Mail-Anhang, lokale Excel-Listen, Dateien auf persönlichen Laufwerken oder Ausdrucke, die unnötig lange aufbewahrt werden. Bei Background Checks ist dies besonders kritisch, weil je nach gewählten Modulen sensible Personendaten verarbeitet werden können. Eine spezialisierte SaaS-Plattform kann solche Risiken reduzieren, indem sie den Prozess in einer kontrollierten Umgebung bündelt. Das bedeutet jedoch nicht, dass jede Cloud-Lösung automatisch datenschutzkonform ist. Unternehmen sollten genau verstehen, wo Daten gespeichert werden, welche Parteien Zugriff haben, welche Unterauftragnehmer eingebunden sind und wie Daten nach Abschluss des Screenings gelöscht werden. Technologie ist damit nicht nur eine Effizienzentscheidung, sondern Teil der Datenschutz- und Sicherheitsarchitektur des Recruiting-Prozesses.

Der Datenstandort ist wichtig – aber nicht das einzige Kriterium

Für Schweizer Unternehmen ist der Standort der Datenverarbeitung ein wichtiges Auswahlkriterium. Das Ausgangsdokument betont, dass Datenhaltung in der Schweiz grenzüberschreitende Fragestellungen reduzieren kann, gleichzeitig aber allein noch keine vollständige Datenschutz-Compliance garantiert. Ebenso relevant sind die vertragliche Struktur, die eingesetzten Unterauftragnehmer, mögliche Supportzugriffe aus anderen Ländern und die technischen Schutzmassnahmen. Validato verarbeitet und speichert Daten für seine Services in der Schweiz beziehungsweise der EU und legt grossen Wert auf kontrollierte Datenwege. Für Kunden ist dennoch wichtig, die gesamte Verarbeitungskette zu betrachten. Ein Schweizer Server ist ein starkes Element einer datenschutzorientierten Architektur, ersetzt aber weder eine saubere Auftragsbearbeitung noch die Prüfung, ob der konkrete Background Check für die jeweilige Position überhaupt erforderlich und verhältnismässig ist.

Privacy by Design muss im Alltag sichtbar sein

Datenschutz sollte nicht erst durch eine Datenschutzerklärung am Ende eines Prozesses entstehen. Bei einer Screening-Plattform muss er technisch und organisatorisch eingebaut sein. Dazu gehören rollenbasierte Berechtigungen, damit Mitarbeitende nur diejenigen Informationen sehen, die sie für ihre Aufgabe benötigen. Ebenso wichtig sind Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, sichere Upload-Prozesse, nachvollziehbare Systemaktivitäten und klar definierte Löschmechanismen. Gerade bei internationalen Unternehmen sollten zusätzlich unterschiedliche Gesellschaften und Verantwortlichkeiten abgebildet werden können. Das Ausgangsdokument nennt Audit-Trails als wichtigen Baustein: Unternehmen sollten nachvollziehen können, wie ein Prozess durchgeführt wurde, ohne sensible Daten unnötig breit zu verteilen. Privacy by Design bedeutet damit vor allem, Datenschutzprinzipien in konkrete Funktionen und Prozessregeln zu übersetzen.

Auch der Vertrag mit dem Anbieter gehört zur Plattformprüfung

Bei einer SaaS-Lösung für Background Checks bleibt das beauftragende Unternehmen für die rechtmässige Ausgestaltung seines Screening-Prozesses verantwortlich. Der Plattformanbieter verarbeitet Daten im vereinbarten Rahmen. Deshalb ist die vertragliche Regelung der Auftragsbearbeitung ein wesentlicher Teil der Anbieterprüfung. Sie sollte unter anderem festhalten, wie Daten verarbeitet werden, welche Sicherheitsmassnahmen gelten, wie Unterauftragnehmer eingebunden werden und was bei Sicherheitsvorfällen oder nach Vertragsende passiert. Bei internationalen Subprozessoren können zusätzliche datenschutzrechtliche Prüfungen notwendig werden. Unternehmen sollten diese Themen nicht erst im Procurement-Prozess nachträglich klären, sondern bereits bei der Auswahl einer Plattform berücksichtigen. Eine gute technische Lösung und eine saubere rechtliche sowie organisatorische Struktur müssen zusammenpassen.

Validato verbindet Screening-Technologie mit Informationssicherheit

Validato hat seine Plattform speziell für digitale Background Checks und Human Risk Management entwickelt. Der Prozess umfasst unter anderem digitale Identitätsprüfung und Einwilligung, rollenbasierte Zugriffe, strukturierte Screening-Pakete und ein standardisiertes Reporting. Das Informationssicherheits-Managementsystem von Validato ist nach ISO/IEC 27001:2022 zertifiziert. Daten werden in der Schweiz beziehungsweise der EU verarbeitet und gespeichert und gemäss den definierten Aufbewahrungsregeln gelöscht. Gleichzeitig bleibt der Kunde Herr über den Prüfumfang: Die Plattform ersetzt nicht die Entscheidung, welche Checks für eine konkrete Position sinnvoll und verhältnismässig sind. Sie schafft vielmehr die technische Grundlage, um diese Entscheidung anschliessend sicher, konsistent und nachvollziehbar umzusetzen.

Ihre Screening-Plattform auf Datenschutz ausrichten

Sie möchten Background Checks digitalisieren, ohne sensible Kandidatendaten über E-Mails und lokale Dateien zu verteilen? Validato bietet eine ISO-27001-zertifizierte Screening-Plattform mit Datenverarbeitung in der Schweiz beziehungsweise EU.