Referenz und Verifikation verfolgen unterschiedliche Ziele

Eine Referenzauskunft ist in erster Linie ein Gespräch. Eine frühere Führungskraft oder andere autorisierte Bezugsperson gibt Auskunft darüber, wie sie die Zusammenarbeit mit einer Kandidatin oder einem Kandidaten erlebt hat. Ein Background Check beziehungsweise eine Verifikation verfolgt einen anderen Zweck: Er prüft objektive Angaben, beispielsweise ob ein angegebener Abschluss existiert, eine Beschäftigung stattgefunden hat oder eine bestimmte Funktion tatsächlich ausgeübt wurde. Beide Instrumente können im Recruiting wertvoll sein, sollten aber nicht miteinander verwechselt werden. Eine positive Referenz ersetzt keine Verifikation von Fakten – und ein bestätigter Lebenslauf sagt noch nichts darüber aus, wie jemand geführt, kommuniziert oder im Team gearbeitet hat. Ein strukturierter Auswahlprozess nutzt deshalb beide Informationsarten dort, wo sie für die konkrete Rolle relevant sind.

Referenzanrufe brauchen Transparenz und Zustimmung

Das Ausgangsdokument stellt die Zustimmung der Bewerberin oder des Bewerbers in den Mittelpunkt einer professionellen Referenzprüfung. Für die Praxis bedeutet dies: Kandidatinnen und Kandidaten sollten wissen, dass eine Referenz eingeholt wird, bei wem dies geschieht und zu welchem Zweck. Damit wird verhindert, dass der Recruiting-Prozess über informelle Netzwerke in einen Bereich abrutscht, den die betroffene Person nicht nachvollziehen kann. Auch die Fragen selbst sollten einen klaren Bezug zur Position haben. Persönliche Neugier oder Informationen ohne Relevanz für die Eignung gehören nicht in ein professionelles Referenzgespräch. Ebenso sollten Gesprächsnotizen als Personendaten behandelt, nur einem begrenzten Personenkreis zugänglich gemacht und nicht unbegrenzt gespeichert werden. Transparenz ist damit nicht nur eine rechtliche Anforderung, sondern auch eine Frage des professionellen Umgangs mit Kandidaten.

Warum Backdoor-Referenzen problematisch sind

Ein kurzer Anruf bei einer bekannten Person im früheren Unternehmen des Kandidaten wirkt unkompliziert – kann aber genau deshalb problematisch sein. Solche sogenannten Backdoor-Referenzen erfolgen häufig ohne dokumentierte Zustimmung und ohne klaren Prozess. Zusätzlich ist schwer zu beurteilen, ob die kontaktierte Person überhaupt qualifiziert ist, eine belastbare Einschätzung abzugeben. Hörensagen, persönliche Konflikte oder unvollständige Informationen können dadurch unverhältnismässig grossen Einfluss auf eine Personalentscheidung erhalten. Das Ausgangsdokument ordnet solche informellen Referenzen deshalb als besonders risikoreich ein. Ein professioneller Prozess sollte stattdessen definierte Referenzpersonen, dokumentierte Zustimmung und strukturierte Fragen verwenden. So lässt sich nachvollziehen, woher eine Information stammt, welchem Zweck sie dient und wie stark sie bei der Entscheidung gewichtet werden sollte.

Erst Fakten verifizieren, dann qualitative Fragen klären

Eine sinnvolle Reihenfolge kann darin bestehen, zunächst die objektiven Angaben eines Kandidaten zu verifizieren und anschliessend mit Referenzen offene qualitative Fragen zu klären. Stimmen Beschäftigungsdauer, Funktion und Ausbildung mit den Angaben im Lebenslauf überein? Gibt es Lücken oder Abweichungen, die geklärt werden sollten? Auf dieser Basis kann ein Referenzgespräch gezielter geführt werden. Statt einer allgemeinen Frage wie «Wie war die Person?» lassen sich konkrete rollenbezogene Themen ansprechen: Führungsverhalten, Zusammenarbeit, Verantwortungsübernahme oder der Umgang mit bestimmten Aufgaben. Damit ergänzen sich beide Instrumente. Der Background Check schafft eine belastbare Faktenbasis, während die Referenz Kontext liefert. Wichtig bleibt, dass auch diese Kombination risikobasiert und verhältnismässig eingesetzt wird und nicht automatisch für jede Position denselben Umfang erhält.

Validato verbindet Verifikation mit strukturierten Referenzprozessen

Validato bietet verschiedene Module zur Verifikation von Kandidatenangaben, darunter Employment Verification, Education Verification und weitere rollenbezogene Prüfungen. Referenzprüfungen können ebenfalls strukturiert in den Prozess integriert werden. Dabei ist für Validato die digitale Einwilligung der Kandidatin oder des Kandidaten ein zentraler Bestandteil des Screenings. Ziel ist nicht, informell möglichst viele Informationen über eine Person zu sammeln, sondern relevante Angaben transparent und nachvollziehbar zu prüfen. Unternehmen erhalten dadurch eine einheitliche Entscheidungsgrundlage und können Fakten und qualitative Einschätzungen sauber voneinander unterscheiden. Gerade bei Schlüsselpositionen kann diese Kombination helfen, Unsicherheiten im Recruiting zu reduzieren, ohne den Grundsatz der Verhältnismässigkeit aus den Augen zu verlieren.

Referenzen und Verifikation sinnvoll kombinieren

Sie möchten Lebenslaufangaben verifizieren und Referenzen strukturiert in Ihren Recruiting-Prozess integrieren? Validato unterstützt Sie mit modularen Background Checks und digitalen, transparenten Screening-Prozessen.