Der Fachkräftemangel zwingt Schweizer Unternehmen, ihren Suchradius weltweit auszudehnen. Doch während die Talentakquise international ist, machen Background Checks an Landesgrenzen halt. Ein Schweizer Strafregisterauszug ist für einen Kandidaten, der erst vor zwei Wochen eingereist ist, wertlos.

Um die Integrität eines internationalen Bewerbers zu prüfen, müssen HR-Abteilungen den Wohnsitzverlauf der letzten Jahre nachvollziehen und Daten in den jeweiligen Herkunftsländern abrufen, das öffnet eine „Büchse der Pandora“ an rechtlichen, sprachlichen und bürokratischen Hürden.


Der rechtliche Flickenteppich: DSGVO, nDSG und SCCs

Die grösste Hürde beim internationalen Screening ist der Datenschutz. Es gilt das Prinzip: Welches Recht ist anwendbar? Oft kollidieren das Recht des Arbeitgebers (Schweiz) mit dem Recht des Kandidaten (Wohnsitzland).

Datentransfer EU/EWR: Dank des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission gilt das Schweizer Datenschutzniveau als gleichwertig mit der DSGVO. Der Austausch von Screening-Daten (z. B. das Einholen einer Referenz aus Frankreich) ist unbürokratisch möglich, sofern die allgemeinen Grundsätze (Transparenz, Verhältnismässigkeit) gewahrt sind.

Drittstaaten (USA, Asien, Südamerika): Schwieriger wird es ausserhalb Europas. Wenn Sie eine Screening-Agentur in den USA beauftragen oder Daten dorthin übermitteln, verlassen Sie den sicheren Hafen.

  1. SCCs (Standard Contractual Clauses): Sie müssen vertraglich sicherstellen, dass der ausländische Partner Schweizer Datenschutzstandards einhält.
  2. Lokale Restriktionen: In manchen Ländern ist es Arbeitgebern gesetzlich verboten, bestimmte Register abzufragen (z. B. „Ban the Box“ in vielen US-Bundesstaaten, die Fragen nach Vorstrafen im ersten Schritt verbieten).


Dokumenten-Validierung: Apostille und Legalisation

Ein Diplom oder ein Führungszeugnis aus dem Ausland sieht anders aus als in der Schweiz. Für Länder, die dem Haager Übereinkommen beigetreten sind, gibt es die Apostille: Eine standardisierte Überbeglaubigung, die bestätigt, dass die Unterschrift auf der Urkunde (z. B. des Universitäts-Dekans oder des Standesbeamten) echt ist. Ohne Apostille hat ein ausländisches öffentliches Dokument in der Schweiz formell oft keine Beweiskraft.

Für Länder, die nicht Teil des Abkommens sind (z. B. viele Staaten im Nahen Osten oder Afrika), ist der Weg mühsamer: Das Dokument muss erst vom dortigen Aussenministerium und dann von der Schweizer Botschaft vor Ort beglaubigt (legalisiert) werden.

Sprachbarrieren: Ein Arbeitszeugnis auf Mandarin oder Portugiesisch muss übersetzt werden. Nutzen Sie hierfür keine Online-Tools (Datenschutz!), sondern beeidigte Übersetzer, und achten Sie darauf, dass kulturelle Nuancen („Codes“ in Arbeitszeugnissen) korrekt interpretiert werden.


Was ist wo erlaubt? Kulturelle Unterschiede

Screening ist nicht überall gleich akzeptiert:

  1. USA: „Credit Checks“ und „Criminal Record Checks“ sind Standard, Daten oft öffentlich zugänglich.
  2. Deutschland: Strikter Arbeitnehmerschutz. Kreditwürdigkeitsprüfungen sind meist unzulässig, es sei denn, es besteht ein direkter Bezug zur Tätigkeit (z. B. Kassierer).
  3. UK: Referenzen sind oft sehr formal („Dates and Titles only“) aus Angst vor Verleumdungsklagen.


Fazit: Zeit und Kosten einplanen

Internationales Screening dauert länger („Turnaround Time“), planen Sie dies in Ihre „Time-to-Hire“ ein. Ein „schneller Check“ in Brasilien kann drei Wochen dauern. Die Zusammenarbeit mit einem global vernetzten Screening-Provider, der lokale Researcher vor Ort hat, ist meist effizienter und rechtssicherer als der Versuch, ausländische Behörden selbst zu kontaktieren.