„Wir würden Sie gerne einstellen, aber erst müssen wir prüfen, ob Sie kriminell sind oder gelogen haben“, so fühlt sich Pre-Employment Screening für viele Bewerber an, wenn es falsch kommuniziert wird. In einem Arbeitnehmermarkt („War for Talents“) ist die Candidate Experience heilig: Lange, bürokratische Prozesse oder invasiv wirkende Überprüfungen führen zu hohen Abbruchquoten.

Die Kunst liegt darin, das Screening nicht als Hürde, sondern als Qualitätsmerkmal des Unternehmens zu verkaufen.


Die rechtliche Basis: Die Einwilligungserklärung (Consent Form)

Heimliche Überprüfungen („Googeln“ ist erlaubt, Detektive beauftragen nicht) sind in der Schweiz tabu. Das nDSG fordert Transparenz. Eine moderne Einwilligungserklärung deckt folgende Punkte ab:

  1. Explizite Auflistung: Welche Checks werden durchgeführt? (z. B. „Nur Identität und Diplome“, nicht „Alles“.)
  2. Drittparteien: Wird ein externer Screening-Dienstleister beauftragt? Der Name muss genannt werden.
  3. Zweckbindung: Die Daten dienen ausschliesslich der Eignungsprüfung für Stelle X.
  4. Widerrufsrecht: Der Hinweis, dass die Einwilligung widerrufen werden kann (mit der Konsequenz, dass der Bewerbungsprozess endet).

Die Unterschrift kann heute rechtssicher digital (z. B. via Touchscreen oder E-Signature-Provider) erfolgen.


Timing und Kommunikation: Der Ton macht die Musik

Wann sprechen Sie das Screening an? Zu früh (im Inserat) wirkt abschreckend („Misstrauenskultur“), zu spät (nach Vertragsversand) wirkt wie eine Falle. Ideal ist das erste persönliche Gespräch oder der Zeitpunkt vor dem „Offer Letter“.

Employer-Branding-Framing: Kommunizieren Sie das Screening positiv, etwa: „Bei uns arbeiten Sie mit sensiblen Daten/Geldern/kritischer Infrastruktur. Um Sie und unsere Kunden zu schützen, haben wir einen Standard-Sicherheitscheck etabliert. Das garantiert Ihnen auch, dass alle Ihre zukünftigen Kollegen vertrauenswürdig sind.“ So wird aus der Kontrolle ein Sicherheitsversprechen an den Mitarbeiter.


Das Dateneinsichtsrecht (Subject Access Request)

Transparenz endet nicht mit der Unterschrift. Nach Schweizer Recht hat jede Person das Recht, Auskunft über die über sie bearbeiteten Daten zu verlangen (Art. 25 nDSG).

  1. Der Report: Sie müssen in der Lage sein, dem Kandidaten auf Anfrage eine Kopie des Screening-Reports auszuhändigen.
  2. Right to be Heard: Wenn ein Check negativ ausfällt (z. B. ein Eintrag im Betreibungsregister), geben Sie dem Kandidaten die Chance zur Stellungnahme. Oft sind Einträge veraltet oder lassen sich logisch erklären (z. B. Scheidungskrieg). Ein automatisches „Aussortieren“ ohne Gespräch ist unfair und riskant.


Technische Integration für eine gute Experience

Nichts nervt Bewerber mehr, als Daten, die sie schon im CV haben, nochmals in ein Formular abzutippen.

  1. ATS-Integration: Gute Screening-Tools docken an Ihr Bewerbermanagementsystem (z. B. Workday, SAP SuccessFactors, Personio) an. Daten werden automatisch übernommen.
  2. Mobile First: Die Einwilligung und der Dokumenten-Upload müssen auf dem Smartphone funktionieren.


Fazit: Vertrauen durch Transparenz

Eine professionelle Candidate Experience im Screening-Prozess reduziert die „Time-to-Hire“ und stärkt das Employer Branding. Wenn Kandidaten verstehen, warum geprüft wird und dass ihre Daten sicher sind, steigen Akzeptanz und Vertrauen in den neuen Arbeitgeber.