In der modernen Personalbeschaffung sind Background Checks ein wesentliches Instrument zur Risikominimierung. Doch wer in Deutschland Bewerberdaten durch externe Spezialisten prüfen lässt, bewegt sich in einem streng regulierten Datenschutzumfeld. Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO ist hierbei nicht nur eine formale Pflicht, sondern das zentrale Schutzschild für Ihre Compliance-Struktur.

Die Rolle von Validato als Auftragsverarbeiter

Wenn Ihr Unternehmen die Expertise von Validato nutzt, um potenzielle neue Mitarbeitende zu überprüfen, findet eine klassische Auftragsverarbeitung statt. Da Validato personenbezogene Daten ausschließlich weisungsgebunden verarbeitet, ist ein AVV zwingend erforderlich. Dies gilt für alle Kernleistungen: von Pre-Employment Checks und Re-Screenings bis hin zu tiefgehenden OSINT-Recherchen im Unternehmenskontext. Eine klare vertragliche Basis verhindert hierbei Haftungsrisiken gegenüber Aufsichtsbehörden.

Fokus auf den deutschen Markt: Aufsichtsbehörden und Betriebsräte

In Deutschland ist die Sensibilität für Datenschutz besonders hoch. Datenschutzaufsichtsbehörden und Betriebsrätefordern oft detaillierte Einblicke in die Datenflüsse. Ein pauschaler Vertrag reicht hier nicht aus. Der AVV von Validato ist speziell darauf ausgelegt, die strengen Anforderungen des BDSG und die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu berücksichtigen. Dies schafft die notwendige Transparenz, um auch kritische interne Audits oder ISO-27001-Zertifizierungen erfolgreich zu bestehen.

Präzise Ausgestaltung nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO

Ein rechtssicherer AVV muss weit mehr als nur Standardklauseln enthalten. Er definiert präzise den Gegenstand, die Dauer und den Zweck der Verarbeitung. Besonders wichtig sind die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOMs). Validato integriert hierbei Sicherheitsstandards, die den Schutz sensibler Informationen garantieren – inklusive klarer Regelungen zu Subunternehmern und Unterstützungspflichten bei der Wahrung von Betroffenenrechten.

Besonderheiten bei sensiblen Screening-Daten

Background Checks umfassen oft Informationen aus unterschiedlichen globalen Quellen und betreffen hochsensible persönliche Details. Um eine Zweckentfremdung zu verhindern, regelt der AVV mit Validato explizit die Zweckbindung, strenge Löschfristen und restriktive Zugriffsbeschränkungen. So wird sichergestellt, dass Daten nur so lange und in dem Umfang verarbeitet werden, wie es für die Integritätsprüfung absolut notwendig ist.

Fazit: Rechtssicherheit als Wettbewerbsvorteil

Ein sauber aufgesetzter AVV ist für deutsche Unternehmen kein bürokratisches Hindernis, sondern ein Qualitätsmerkmal. Durch die Zusammenarbeit mit einem Partner wie Validato, der strukturierte und prüfungstaugliche Verträge bereitstellt, lagern Sie nicht nur den Prozess des Screenings aus, sondern sichern sich auch rechtlich professionell ab. Das Ergebnis ist ein effizienter Recruiting-Prozess, der sowohl sicher als auch DSGVO-konform ist.