Muchos reclutadores que trabajan por primera vez en el mercado español asumen que existe, como en otros países europeos, la obligación legal de emitir una referencia laboral cualitativa al finalizar un contrato. En España, esa asunción es incorrecta, y entenderlo bien cambia cómo debe diseñarse todo el proceso de verificación de referencias.


La única obligación legal: el certificado de empresa

El certificado de empresa, regulado en el artículo 298 de la Ley General de la Seguridad Social (texto refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 8/2015) y desarrollado por el Real Decreto 625/1985 y el sistema de comunicación electrónica Certific@2, es el único documento que el empleador está legalmente obligado a entregar al finalizar la relación laboral. Es un documento puramente objetivo: recoge las fechas de alta y baja, el tipo de contrato, el grupo y las bases de cotización de los últimos 180 días, y la causa del cese.


Para qué sirve (y para qué no sirve)

Su finalidad es permitir al trabajador acreditar ante el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) su situación legal de desempleo para tramitar la prestación correspondiente. No contiene, ni está pensado para contener, ninguna valoración sobre el desempeño, el comportamiento o las competencias del trabajador.


No existe el equivalente español de una referencia escrita cualitativa

A diferencia de países donde la ley obliga a emitir una referencia laboral formal, con un lenguaje cuidadosamente calibrado entre la benevolencia y la veracidad, España no tiene esa tradición legal ni esa cultura de “lenguaje codificado” en los documentos de referencia. Las llamadas “cartas de recomendación” que sí circulan en el mercado español son documentos voluntarios y de cortesía, sin ninguna forma ni contenido legalmente exigido; de hecho, muchos empleadores optan directamente por no emitirlas.


La consecuencia práctica para RR. HH.

Como el certificado de empresa no aporta ninguna información cualitativa, la conversación telefónica de referencias (siempre con consentimiento previo, tal como se explica en el artículo dedicado a este tema) se convierte en el mercado español en la herramienta más importante, y a menudo la única, para validar el desempeño real de un candidato. Diseñar un proceso de selección que dependa solo de documentos escritos, sin esa conversación directa, deja un vacío de información que en otros mercados europeos estaría cubierto por la referencia escrita.


Ver también: la página pilar [Human Risk y Background Checks en España: la guía de referencia 2026] y [Referencias laborales en España: por qué necesita el consentimiento del candidato].